XLLease mobiliteitsregeling

Zodra je medewerkers hebt die een ‘auto van de zaak’ rijden, kom je er niet omheen om een mobiliteitsregeling op te stellen. Maar wat is dat precies? Wat moet er sowieso in staan en wat is raadzaam om er ook in op te nemen. In dit bericht nemen we je stap voor mee door de mobiliteitsregeling. Heb je er al een? Dan is het misschien goed om deze te toetsen. En als je er mee bezig bent of nog moet beginnen, is dit bericht een handige opstap.

Een mobiliteitsregeling is een verzameling van regels en afspraken over de auto (of een andere vorm van mobiliteit, bijvoorbeeld een fiets) van de zaak tussen werknemer en werkgever. In de mobiliteitsregeling staat wie er in aanmerking komt voor mobiliteit van de zaak, welke voorwaarden er zijn aan het gebruik en je vindt er informatie over hoe te handelen bij o.a. onderhoud, reparatie en schade. Ook hoe er wordt omgegaan met incidentele kosten die buiten de leaseovereenkomst vallen, zoals bekeuringen, kan je terugvinden in de mobiliteitsregeling.

Het begint met een visie
Voor je begint aan een mobiliteitsregeling is het goed om je als organisatie af te vragen wat je ermee wil. Wat is je visie op mobiliteit? Moet dat bijvoorbeeld zo duurzaam mogelijk of vooral heel praktisch? Wat is het doel van een mobiliteitsregeling? Gaat het primair om het faciliteren van mobiliteit of is een auto van de zaak vooral een arbeidsvoorwaarde die helpt om de juiste mensen uit de arbeidsmarkt te vissen? Het zijn de eerste vragen die we je als XLLease met betrekking tot een mobiliteitsregeling stellen: wat heb je al en wat wil je ermee?

Een auto van de zaak, voor wie?
Als je weet wat je belangrijkste reden is voor een mobiliteitsregeling, maakt dat de keuze voor wie er voor in aanmerking komt ook een stuk gemakkelijker. Is de insteek vooral praktisch, dan gaat het om de medewerkers die een auto nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Gaat het om een arbeidsvoorwaardelijke regeling, dan komen medewerkers in bepaalde functiecategorieën ervoor in aanmerking. In de praktijk is het vaak een combinatie van beide.

MVO
Met je mobiliteitsregeling kan je ook de keuze die medewerkers maken ten aanzien van mobiliteit, beïnvloeden. Gaat je voorkeur uit naar duurzaam, dan kan je bijvoorbeeld de leasebudgetten voor elektrische auto’s wat ruimer maken of een limiet stellen aan de CO₂ uitstoot per kilometer. Bij XLLease merken we dat de belangstelling voor elektrisch rijden, steeds groter wordt. Waar het voorheen vooral ging om het normbedrag voor diesel en benzine, worden nu de totale kosten over de looptijd berekend, zodat er een beter vergelijk kan worden gemaakt tussen fossiel en elektrisch.

Praktische zaken
Los van je visie als organisatie, geeft een mobiliteitsregeling ook antwoord op een aantal praktische vragen: wat gebeurt er met het contract als iemand eerder uit dienst gaat of parttime gaat werken? Wie betaalt bekeuringen en wat is het eigen risico bij schade? Is er ruimte voor allerlei opties en extra’s? Hoe zit het met privégebruik? Mag het hele gezin er in rijden of alleen de werknemer? Zo zijn er tal van aspecten die aan bod komen in de mobiliteitsregeling.

Mobiliteitsregeling is maatwerk
Laten we voorop stellen dat een mobiliteitsregeling niet ingewikkeld hoeft te zijn. Sterker nog; we hebben een model klaarliggen dat je zo kan gebruiken en naar eigen smaak kunt aanpassen. Maar binnen een organisatie kunnen de vertrekpunten verschillen. HR ziet een mobiliteitsregeling als een arbeidsvoorwaarde, terwijl Finance vooral naar de kosten kijkt. Facilitair wil vooral graag een praktisch, werkbaar document. En dan vindt Inkoop er ook nog iets van. Elke mobiliteitsregeling is maatwerk, maar het model van XLLease kan je snel op weg helpen en natuurlijk adviseren we je graag over de verschillende aspecten.

Inrichten van de mobiliteitsregeling 
Nadat je de mobiliteitsregeling in orde hebt, nemen we deze op in FleetPlatform. Binnen deze online omgeving kan elke medewerker die in aanmerking komt voor een leaseauto, inloggen. Daarna krijgt zij/hij alle modellen te zien die passen binnen het leasebudget of horen bij de functie. Binnen FleetPlatform kan de medewerker auto’s configureren met alle beschikbare opties en extra’s en tegelijkertijd het leasetarief zien, volledig conform de afspraken in de mobiliteitsregeling. 

Uitvoering van de mobiliteitsregeling 
Nadat de medewerker de keus heeft gemaakt, volgt een normcalculatie op basis van de looptijd en het aantal kilometers. De wagenparkbeheerder controleert dit en bij akkoord stelt de werkgever een contract op. Zodra de werknemer dit heeft getekend en wij akkoord hebben gekregen op de offerte, bestellen wij de auto. Die wordt afgeleverd bij de dealer die met de werknemer een afspraak plant voor de aflevering. Intussen hebben wij het kenteken ontvangen en een brandstof- of laadpas besteld en eventueel een laadpaal voor thuis. Wij stellen nog een inzetbevestiging op met daarin de definitieve bedragen, zodat de werkgever over de meest actuele gegevens beschikt voor de bijtelling.

Berijdersdesk
Behalve dat we er altijd zijn voor onze klanten, de organisaties die bij ons één of meer auto’s leasen, zijn we er ook altijd voor de berijders. Die kunnen bij calamiteiten, zoals pech of een ongeval, 24 uur per dag, 7 dagen in de week, terecht bij de berijdersdesk. Tijdens kantooruren is de berijdersdesk beschikbaar voor alle andere vragen, zoals over de brandstofpas of een bekeuring.

Door samen met XLLease de mobiliteitsregeling op te stellen en in te richten, word je zowel als werkgever als werknemer optimaal ontzorgd en weet je zeker dat alles goed is geregeld!